Pengertian ERP : Definisi dan Manfaatnya Bagi Perusahaan

Teman-teman pernah mendengar istilah Enterprise Resource Planning (ERP)? Apa pengertian ERP? Bagi mereka yang sudah lama terjun di bidang akuntansi, manajemen perusahaan, istilah ERP, sistem ERP, maupun software ERP sudah tidak asing lagi.

ERP merupakan sistem yang biasanya berupa software yang dapat mengintegrasikan berbagai aspek perusahaan. Sistem ERP memiliki banyak fungsi, mencakup pembelian, peyimpanan, penjualan, pembayaran, pengiriman, penerimaan, kegiatan produksi, akuntansi, termasuk penggajian karyawan.

Dari definisi masing-masing kata, sebenarnya ERP sendiri berarti; enterprise (perusahaan), resource (sumber daya), dan planning (perencanaan). Jadi secara harfiah ERP artinya perencanaan sumber daya perusahaan.

Pengertian ERP Menurut Para Ahli

1. James A. Hall

Menurut Hall, ERP adalah model sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan di mana sistem ini mampu melakukan otomatisasi dan integrasi proses bisnis secara menyeluruh oleh hanya satu sistem.

2. Ellen Monk

Menutur Monk dkk, sistem ERP adalah sebuah core software dalam perusahaan yang mengintegrasikan serta mengoordinasi informasi dalam setiap area bisnis. Artinya sistem ERP menggunakan satu database dalam mengelola proses perusahaan dan manajemen pelaporannya secara menyeluruh dan lebih luas.

3. O’ Brien dan Marakas

Enterprise Resource Planning (ERP) menurut O’Brien & Marakas adalah sistem yang mencakup segala fungsi yang ada dalam perusahaan dengan dukungan modul software yang terintegrasi yang bertujuan mendukung proses bisnis dalam internal perusahaan.

Biasanya software ERP ini ada dalam usaha manufaktur. Pada prakteknya, penggunaan sistem ERP dalam perusahaan manufaktur adalah: memproses data yang masuk, kemudian melacak status penjualan, persediaan (inventory), melacak pengiriman barang, hingga terakhir software ERP akan melakukan perkiraan bahan baku dan kebutuhan mengenai sumber daya manusia (SDM).

ERP menurut O’ Brien dan Marakas, ERP memiliki 5 komponen utama, yaitu :

• Proses penjualan, distribusi, dan pengelolaan pesanan (order)
• Perencanaan produksi
• Mengintegrasikan logistik
• Menghitung keuangan dan akuntansi
• Perencanaan SDM

Gambaran komponen utama ERP dalam perusahaan manufaktur dapat dilihat pada gambar berikut ini :

4. Pengertian ERP Menurut Lee

Pengertian ERP menurut Lee, dalam buku I Gede Agus Widyadana, dkk adalah suatu metode yang digunakan dalam sebuah industri supaya bisnis lebih efisien dengan menggunakan elektronik yang membagi informasi antar proses bisnis.

Artinya bahwa enterprise resource planning atau ERP adalah sistem informasi yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi seluruh proses bisnis yang berhubungan dengan produksi, distribusi, dan operasi perusahaan.

Dalam buku Muh. Ibnu Choldun, ERP dapat digambarkan dalam poin-poin berikut ini :

• ERP merupakan sekumpulan tools manajemen untuk melakukan peramalan, perencanaan dan penjadwalan dalam perusahaan besar dengan tujuan menyeimbangkan permintaan dan persediaan atau stok.
• Sistem ERP mampu menjembatani pelanggan dan supplier dalam rantai pasok secara lengkap.
• Berisi informasi untuk mengambil keputusan lintas fungsional yang terintegrasi, mencakup logistic, operasi, penjualan, pemasaran, pembelian, keuangan, proses manufaktur, serta pengambilan produk baru dan sumber daya manusia.
• ERP memungkinkan kita dapat melayani konsumen dan produktivitas level tinggi dengan biaya yang rendah serta biaya inventory yang lebih murah. Ini dapat menjadi dasar yang kuat jika ingin mengembangkan perdagangan e-commerce seperti yang sedang marak saat ini.
• Sistem ERP dapat mengembangkan perencanaan serta penjadwalan terkait SDM, material, sumber daya elektronik, mesin, dan lain-lain.

Apa Saja Komponen dalam Sistem ERP?

Biasanya komponen ERP mencakup tiga hal, yaitu modul operasi, modul keuangan dan akuntansi, serta modul sumber daya manusia.

1. Modul Operasi dalam ERP

Komponen satu ini biasanya terdiri dari logistik secara umum, distribusi dan penjualan, pengelolaan material perusahaan, manajemen kualitas, eksekusi logistik, pemeliharaan pabrik, layanan pelanggan, sistem proyek, manajemen lingkungan, dan perencanaan serta pengendalian prosuksi.

2. Modul Keuangan dan Akuntansi

Komponen ERP dalam modul keuangan dan akuntansi terdiri dari akuntansi secara umum, keuangan, pengendalian keuangan, manajemen investasi, pembendaharaan, dan kontrol perusahaan.

3. Modul Sumber Daya Manusia

ERP dalam bagian modul SDM terdiri dari manajemen personalia, penggajian, pengelolaan penjadwalan kerja, pelatihan dan pengelolaan kegiatan, manajemen organisasi perusahaan, dan manajemen perjalanan (seperti dinas dan kegiatan travelling personalia perusahaan, dll).

Manfaat Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP yang menggunakan teknologi berupa software dan hardware yang terpusat dalam satu sistem tentu memiliki manfaat yang banyak bagi perusahaan. Menggunakan ERP akan membuat proses kordinasi perusahaan secara menyeluruh lebih mudah, proses bisnis lebih otomatis, dan mendapatkan informasi bisnis secara real-time. Namun, secara umum ada beberapa manfaat menggunakan ERP dalam perusahaan. Apa saja?

1. Menggunakan sistem ERP dapat memudahkan proses pemantauan dan pengendalian aspek bisnis.
2. Memberikan data dan informasi yang membantu dalam membuat keputusan serta prediksi untuk mengambil keputusan yang baik bagi bisnis.
3. ERP bersifat otomatis dapat menjamin aliran informasi dapat tersalurkan dengan baik sehingga proses bisnis lebih sederhana dan responsif.
4. Menyatukan banyak unit dalam perusahaan sehingga terintegrasi dengan baik.
5. Sistem ERP dapat membantu bisnis yang sedang berkembang supaya mampu beradaptasi dengan perkembangannya dan mengetahui kebutuhan mendatang.
6. Menghemat biaya perusahaan karena semua hal dilakukan oleh sistem. Adanya ERP mampu mengurangi biaya SDM, manajamen inventory terbaik sehingga menghemat ruang penyimpanan dan mencegah terjadinya kelebihan stok, dan menghemat kebutuhan lainnya.

Dengan demikian, ERP memiliki manfaat dalam meningkatkan efisiensi, kualitas bisnis, menghemat biaya, meningkatkan kemampuan mengabil keputusan, dan perusahaan lebih gesit dalam melangkah.

Referensi:
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab2/2013-1-00080-SI%20Bab2001.pdf
http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/130000-T%2024938-Analisis%20faktor-Literatur.pdf
https://www.maxmanroe.com/vid/bisnis/pengertian-erp.html

Demikian pengertian ERP dan manfaatnya bagi perusahaan. Kabar baiknya, kini software ERP sudah berkembang ke basis cloud. Jadi, bisnis Usaha Kecil Menengah (UKM) juga bisa menggunakannya dengan biaya lebih hemat dan mudah digunakan tanpa staf IT sekalipun. Sudah siap memakai sistem ERP cloud dalam bisnis?