Bisnis Usaha Kecil Menengah (UKM) dan perusahaan besar biasanya memerlukan manajemen inventory terbaik bagi jalannya bisnis. Teman-teman yang berkecimpung di bidang usaha mungkin sudah familiar dengan istilah manajemen inventory atau sering dikenal dengan manajemen persediaan atau pengeloaan inventaris perusahaan.

Manajemen persediaan biasanya sangat penting dalam jenis usaha apapun, termasuk bidang manufaktur, perusahaan yang bergerak di bidang jasa, dan lain-lain.

Adanya manajemen inventory berpengaruh kepada penentuan jumlah stok dan waktu pemesanan bahan baku dengan tepat. Jika persediaan kurang, maka nantinya proses produksi juga terhenti. Sebaliknya persediaan terlalu besar juga membuat beban biaya penyimpanan dan pemeliharaan stok lebih besar. Lebih jauh lagi, bisa membuat barang yang sebenarnya memiliki opportunity cost malah tertimbun di gudang. Opportunity cost berarti dana yang bisa diinvestasikan untuk keperluan lainnya yang lebih menguntungkan.

Mengelola persediaan dengan tepat bukan sekedar mengurangi atau menambah persediaan saja, namun tujuan yang lebih utama adalah memaksimalkan keuntungan. Jadi, dengan manajemen inventory terbaik, punya pengaruh besar dalam menaikkan keuntungan bagi perusahaan itu sendiri.

Mengenal Manajemen Inventory dan Masalah yang Biasa Dijumpai

Sebelum kita membicarakan tentang manajemen inventory terbaik berupa software berbasis cloud bernama SystemEver, sebaiknya kita terlebih dahulu membahas apa itu manajemen inventory dan perannya bagi usaha yang kita kelola, serta masalah yang biasa terjadi.

Pengertian Manajemen Inventory

Inventory atau persediaan adalah suatu aktiva yang mencakup barang milik perusahaan yang nantinya akan dijual dalam periode usaha tertentu untuk memenuhi permintaan konsumen.

Sedangkan manajemen inventory adalah serangkaian kebijakan dalam menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan memesan persediaan, dan berapa jumlah pesanan yang perlu disediakan. Tentunya setiap perusahaan memiliki tingkat kebutuhan berbeda tergantung kebutuhan volume produksinya. Gambaran proses manajemen inventory bisa kita lihat pada gambar di bawah ini:

Tujuan manajemen persediaan untuk memenuhi kebutuhan konsumen dan permintaannya, menjaga supaya produksi terus berjalan, mempertahankan dan meningkatkan laba, menghindari pembelian kecil-kecilan, serta menghemat biaya penyimpanan.

Masalah yang Biasa Dijumpai dalam Mengelola Persediaan

Ada beberapa masalah dalam perusahaan yang tidak mengaplikasikan pengelolaan persediaan dengan tepat. Di antaranya:

1. Manajemen Inventory Secara Manual

Melakukan pengelolaan persediaan dengan cara manual tentu bukanlah pilihan tepat. Apalagi jika perusahaan sudah berkembang. Proses manual tentu akan lebih boros karena memerlukan tenaga karyawan, menghabiskan waktu dan tenaga lebih banyak, dan rentan terjadi human eror. Biasanya kesalahan dari human eror sering terjadi dan dapat berdampak pada kerugian.

2. Terjadi Penumpukan Stok

Kelebihan jumlah stok terjadi karena kekeliruan dalam memperhitungkan barang yang dibutuhkan. Jumlah barang yang dipesan untuk persediaan tidak pada waktu yang tepat, tidak sesuai dengan kebutuhan pelanggan, akhirnya banyak barang tertimbun di gudang. Inventory berlebih akan menambah biaya penyimpanan di gudang serta ada resiko kerusakan barang lama.

3. Kerugian yang Tidak Terprediksi

Manajemen inventory yang tidak tepat juga berakibat pada kerugian perusahaan tentunya. Contohnya, dalam usaha kain yang biasanya menyediakan kain dalam berbagai jenis. Tanpa adanya pengelolaan stok yang baik, maka bisa jadi perusahaan akan menyediakan kain yang tidak diminati pembeli, kurang pemeliharaan terhadap jenis kain tertentu, sehingga ada beberapa stok yang lapuk dan tidak bisa lagi dijual.

4. Kurangnya Informasi untuk Mengambil Keputusan

Manajemen inventory juga erat kaitannya dengan domumentasi berupa riwayat pesanan, pencatatan barang, dan sebagainya. Dokumen ini merupakan sumber informasi yang dibutuhkan dalam mengambil keputusan perusahaan. Jika informasi tidak memadai, tentu akan sulit juga dalam mengambil keputusan. Akhirnya terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan.

Mengenal Sistem Manajemen Persediaan dalam Bisnis

Pengelolaan dengan bantuan sistem cukup berbeda dengan manajemen inventory yang saya bahas di atas. Sistem manajemen inventory melibatkan teknologi (baik perangkat keras maupun lunak) dalam prosesnya. Sistem ini dapat memantau dan menentukan banyak hal termasuk waktu pengiriman, order, sinkronisasi data, produk rusak, rentang waktu untuk pemasokan, waktu order, dan tingkat layanan dalam satu perangkat.

Menggunakan sistem manajemen persediaan dapat menyederhanakan proses pengelolaan persediaan yang sebelumnya kompleks. Mengecek inventaris, memesan barang dari pemasok, mengambil dan mengepak barang, menghitung nilai inventaris, memprediksi kebutuhan barang, melacak pengiriman pesanan, semuanya lebih praktis dengan bantuan teknologi.

Kelebihan Menggunakan Sistem Manajemen Inventory

Hadirnya teknologi yang dapat mengelola persediaan memiliki banyak kelebihan. Apa saja?

1. Manajemen Inventory Dapat Mengatur Stok Barang dengan Efisien

Software yang biasanya digunakan untuk manajemen persediaan dapat mengukur estimasi kebutuhan barang. Estimasi ini penting untuk menjaga agar stok di gudang tidak sampai habis (out of stock). Selain menghindari kekurangan stok, sistem dapat membantu proses pengendalian persediaan agar meminimalisir kelebihan stok.

Sistem juga dapat membantu mengetahui jumlah barang yang tersedia, di mana letak barang, masa kadaluarsa, hingga memantau proses dalam usaha seperti dalam perusahaan manufaktur. Selain itu, adanya barcoding yang biasa terdapat dalam software membantu merapikan barang dan segala datanya.

2. Meningkatkan Kepuasan Konsumen

Informasi akurat mengenai ketersediaan barang juga berkaitan dengan kepuasan konsumen. Hal ini karena menunjukkan performa perusahaan yang lebih handal.

Selain itu, sistem yang akurat berkaitan dengan pamantauan jarak dan waktu penerimaan pesanan dengan mengantar barang kepada pelanggan. Kecepatan mengantar barang dan konsistensi perusahaan dapat mendatangkan kepercayaan dan kenyamanan.

3. Menghemat Biaya

Menggunakan metode manual dalam manajemen persediaan bisa beresiko adanya human eror yang berdampak pada kerugian. Selain itu, kemungkinan kurangnya akurasi barang dapat membuat stok berlebih, pembelian barang yang tidak perlu, dan adanya kompensasi jika terlambat mengirim barang yang pasti akan membutuhkan biaya lebih banyak.

Selain itu, menggunakan sistem manajemen inventory yang baik mampu menghemat biaya tenaga kerja professional yang biasa diperlukan untuk mengelola inventaris perusahaan. Menggunakan sistem atau perangkat teknologi mampu mengotomatiskan pengelolaan inventaris perusahaan.

4. Meningkatkan Profit Bisnis

Apabila sistem manajemen inventory terbaik sudah diterapkan, tentu tujuan untuk meningkatkan profit lebih tinggi. Persediaan yang tepat, kepuasan konsumen, biaya pengelolaan yang lebih hemat, serta sistem yang dapat memberikan gambaran keputusan ke depan akan lebih baik dalam meningkatkan keuntungan.

Manajemen Inventory Terbaik dengan Software ERP Berbasis Cloud

Apa itu ERP? Sebelum membahasnya, perlu kita pahami bahwa kehadiran software ini akan membuat semuanya lebih praktis lagi. Kita dapat mengakses data real time dan mencegah terjadinya miskomunikasi ketika tim penjual menawarkan barang.

Pengertian ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) menurut Hall adalah model yang menyeluruh mencakup kegiatan organisasi yang digerakkan serta dikontrol oleh satu sistem saja. ERP dapat digunakan perusahaan dalam melakukan koordinasi informasi pada semua area bisnis.

ERP merupakan perangkat lunak berupa aplikasi berisi modul seluruh proses bisnis perusahaan yang terintegrasi secara otomatis. Di dalamnya meliputi keuangan, sumber daya manusia (SDM), produksi, dan distribusi. Untuk selengkapnya, teman-temen bisa membaca postingan pengertian ERP dan manfaatnya bagi perusahaan

Keuntungan Menggunakan Sistem Cloud ERP dalam Mengelola Perusahaan

Lalu, bagaimana dengan ERP berbasis cloud? Umumnya sistem ERP memiliki manfaat yang sama. Hanya saja ada beberapa kelebihan sistem cloud ERP dibanding dengan sistem manajemen ERP yang dipasang khusus di ruang perusahaan.

Persamaan sistem ERP yang dipasang di perusahaan dan dikelola staf IT dengan sistem cloud ERP adalah sebagai berikut:

1. Pengeluaran lebih hemat karena memotong biaya SDM yang harus mengelola masalah inventory. Biaya lainnya misalnya menghemat biaya komunikasi, kegiatan memantau lokasi, dan ruang penyimpanan berkurang secara signifikan.
2. Data selalu up to date karena sistem terintegrasi. Setiap perubahan akan langsung tersimpan di pusat data. Akses informasi pun bisa kita ketahui secara real time. Kita dapat mengetahui kondisi barang terkini dengan cepat tanpa harus melihat satu per satu ke lokasi.
3. Efisiensi waktu, tenaga, uang dan SDM bisa diperoleh dengan menggunakan sistem ERP. Adanya sistem terpusat dan real time membuat data yang kita butuhkan bisa diperoleh secara cepat. Keputusan bisa diambil segera, dan segala kegiatan perusahaan lebih efektif dan esfisien. Otomatis ini akan menguntungkan bisnis kita.

Di samping kesamaan di atas, ada beberapa perbedaan antara ERP dengan ERP cloud. Poin berikut ini merupakan solusi cloud ERP yang bisa kita pertimbangkan. Ini bisa menjadi pilihan software ERP untuk perusahaan distribusi, perusahaan yang bergerak di bidang jasa, dan jenis usaha lainnya.

1. ERP umumnya memerlukan pembelian hardware maupun software di awal dan membayar staf IT. Sedangkan ERP berbasis cloud hanya memerlukan biaya untuk membeli software saja.
2. Saat bisnis berkembang, ERP yang dipasang di perusahaan masih memerlukan staf khusus juga untuk pengembangan sistemnya. Sedangkan ERP yang berbasis cloud hanya perlu mengirimkan kebutuhan pembaharuan ke vendor, dan mereka akan memperbaharui sistem.
3. Sistem ERP perlu dibangun, didesain dan diuji terlebih dahulu sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pastinya butuh waktu cukup lama. Sedangkan cloud ERP hanya butuh waktu singkat untuk mengaplikasikannya dan punya standar proses yang banyak untuk cakupan bisnis yang berbeda-beda.
4. ERP umumnya hanya bisa dioperasikan staf khusus di bidang IT. Cloud ERP tidak perlu ahli khusus dalam bidang IT saat menggunakannya dan dapat dioperasikan oleh siapa saja.
5. Staf IT dalam ERP umumnya juga bertugas menjaga keamanan sistem dan data di dalamnya. Sedangkan ERP cloud melakukan security update secara berkala sehingga aman bagi perusahaan.

Apa Itu SystemEver Indonesia?

SystemEver merupakan software Cloud ERP milik Younglimwon Soft Lab Co., Ltd. dari Korea Selatan. Software ini merupakan sebuah sistem aplikasi ERP untuk Small Medium Enterprises yang di negara kita biasa dikenal dengan UKM.

Software sistem ERP telah didistribusikan kepada ribuan pelanggan selama bertahun-tahun, baik dalam bidang perdagangan dan distribusi, manufaktur dan industri layanan. SystemEver ini lengkap, mencakup aplikasi penjualan, aplikasi persediaan barang (inventory), program akuntansi, serta sistem manajemen. SistemEver dirancang sebagai software sistem ERP yang mudah digunakan dan disesuaikan serta dikemas dengan inovatif.

SystemEver adalah sistem ERP terkemuka di Korea Selatan yang mulai melakukan ekspansi sistem ERP pada tahun 2014. Saat ini telah memiliki cabang di beberapa negara di Asia, yaitu Jepang, Vietnam, dan di Indonesia. Kehadiran SystemEver di Indonesia menjadi solusi bagi kemajuan bisnis di Indonesia khususnya skala bisnis menengah dan UKM, usaha dengan minimal penghasilan rata-rata 1 Milyar perbulan atau minimal 10-12 Milyar pertahunnya.

Mengapa Menggunakan SystemEver dalam Mengelola Usaha?

Ada beberapa alasan mengapa kita memerlukan SystemEver dalam memantau dan mengoperasikan kegiatan bisnis apa saja, termasuk merupakan ERP untuk jasa. Semakin kompleks kegiatan bisnis, maka sudah tidak bisa lagi menggunakan pengelolaan secara manual. Perlu solusi cloud ERP dalam penerapannya. Yuk simak kelebihan SystemEver berikut ini:

1. Pengalaman Teruji

Sistem ERP telah dikembangkan oleh YoungLimWon (永林園) Softlab Co., Ltd selama 27 tahun. Pengalaman dalam pengembambangan sistem ERP membuktikan kualitas yang tidak perlu diragukan lagi. Pelanggannya banyak dengan jumlah ribuan dalam berbagai bidang. Misalnya bidang distribusi, perdagangan, manufaktur, dan jasa. Selain itu, SystemEver juga memiliki misi menjadi Asian Best Cloud (ABC) Company.

2. Akses Fleksibel

Aplikasi ERP SystemEver dapat kita akses dalam berbagai perangkat, seperti laptop, desktop, tablet dan smartphone kapanpun dan di manapun. Ini sangat cocok digunakan selama penerapan work from home (WFH). Pemilik usaha dapat memantau aktivitas bisnisnya lewat aplikasi SystemEver dari rumah.

3. Fitur Visual-K yang Mudah Digunakan

Visual-K dirancang dengan menu visual sehingga memudahkan pengguna menyelesaikan daily task. Bahasanya juga bisa dilpilih sesuai kebutuhan. Selain itu, SytemEver mendukung multicurrency atau pembayaran dengan berbagai mata uang. Bahasa dalam SystemEver terdiri dari bahasa Korea, Inggris, Mandarin, Vietnam, Jepang, dan Indonesia.

4. Consultant-K

Consultant-K dalam SystemEver® memudahkan perusahaan untuk melakukan konfigurasi sistem ERP mereka. Perusahaan akan lebih menghemat waktu dan tenaga, mudah mengoperasikannya, meminimalisir kesalahan, dan tidak memerlukan staf IT untuk mengelola sistem.

Produk SystemEver Berdasarkan Versi

SystemEver Indonesia berdasarkan versinya memiliki iSeries yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan usaha kita. Produk iSeries hadir dengan beberapa model yaitu i1, i2, i3 dan iSeries yang berupa integrasi software sistem ERP, yaitu i5 dan i7. Perusahaan bisa memilih modul dari produk SystemEver dengan versi yang ada sesuai kebutuhan masing-masing.

Versi i1 Series

Versi i1 series memiliki fungsi manajemen akuntansi seperti pengelolaan keuangan perusahaan, seperti pengelolaan invoice, analisis biaya dan menghitung laba, dan memonitor pengeluaran secara real time. Dengan bagitu, perusahaan bisa mengurangi kelebihan pengeluaran, dapat membuat laporan keuangan, dan malakukan proses audit eksternal.

Versi i2 Series

Adapun versi i2 series berfungsi sebagai manajemen penggajian. Versi ini memiliki kemampuan memeriksa daftar gaji dalam berbagai format. Versi i2 juga dapat melakukan pencatatan absensi, kalkukasi gaji dalam hitungan per jam atau per hari, termasuk menghitung lembur, menambah dan mengurangi hingga mengubah tunjangan. Pengarsipan riwayat penggajian juga bisa dilakukan dalam versi ini.

Versi i3 Series

Sedangkan versi i3 series berfungsi sebagai manajemen persediaan (inventory management). Model software ini cocok bagi perusahaan manufaktur dan penjualan produk ritel. Dalam model i3 series ada integrasi pembelian, penjualan, dan produksi. Selaian itu, versi ini dapat melakukan manajemen inventaris, stok gudang, pesanan, dan monitoring penjualan.

Versi i5 Series

SystemEver dalam versi i5 cocok untuk digunakan dalam manajemen penjualan dan distribusi. Versi ini dapat menghubungkan pembelian dan penjualan sehingga sistem akuntansi terintegrasi. Selain itu, dengan i5 kita dapat memeriksa penjualan, mengeluarkan faktur pajak dengan cepat, mengelola pengiriman barang, dan melihat kinerja penjualan.

Versi i5 sangat cocok bagi perusahaan yang bergerak di di bidang distribusi dan penjualan, perusahaan yang membutuhkan integrasi dan data real time, serta bagi usaha yang memiliki keterbatasan dalam sistem manajemennya.

Versi i7 Series

SystemEver dengan versi i7 cocok untuk mengelola manufaktur. Sistemnya disesuaikan untuk kebutuhan manajemen pabrik supaya lebih efektif dan efisien.

Versi i7 diperlukan bagi usaha yang mengalami kesulitan dalam hal integrasi data dan sistem manajemen, pabrik yang memiliki Master Production Schedule (MPS) dan Bill of Material (BOM), serta pabrik yang merencanakan produksi berdasarkan rencana jangka pendek maupun jangka panjang.

Kesimpulan

Manajemen inventory yang baik bukan hanya dapat mengontrol jumlah stok supaya tidak berlebih atau kekurangan, namun yang paling penting adalah memaksimalkan keuntungan. Biaya yang lebih hemat, efisiensi waktu dan sumber daya serta kepuasan konsumen tentu akan membuat bisnis lebih maju.

Ketika perusahaan semakin berkembang, terutama jika sudah tidak memungkinkan lagi pengelolaan bisnis secara manual, maka saatnya perusahaan memakai software manajemen inventory terbaik.

Manajemen inventory terbaik saat ini adalah sistem ERP berbasis cloud SystemEver yang memiliki keunggulan di banding sistem ERP biasa. Di antaranya bisa digunakan siapa saja tanpa ahli IT, di mana saja dan dengan perangkat apa saja, biaya awal yang lebih hemat, selalu melakukan security update, dan punya standar proses yang banyak untuk cakupan bisnis yang berbeda-beda.

Segera rasakan manfaat signifikan bagi perusahaan dengan sistem manajemen inventory terbaik, cloud ERP Indonesia, SystemEver.