Manajemen data adalah aktivitas pengelolaan data menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Aktivitas ini mulai dari pengumpulan, penyimpanan dan pengorganisasian data. Dengan adanya manajemen data yang baik, diharapkan stakeholder dalam maupun luar sebuah perusahaan dapat mengakses informasi yang mereka inginkan dengan mudah dan aman.

Sistem manajemen data pun juga harus dikelola sedemikian rupa. Hal ini mengingat bahwasanya tidak semua informasi dapat diakses oleh pihak eksternal perusahaan dan bahkan ada informasi rahasia yang hanya bisa diakses oleh pihak tertentu dalam internal sebuah perusahaan.

Tergantung dengan kebutuhan bisnis, perusahaan bisa menggunakan aplikasi penyimpanan dokumen berbasis cloud, seperti Google Drive atau menggunakan layanan dari cloud provider khusus, seperti Link Net untuk membantu mengatur data-data mereka.

Pentingnya Manajemen Data dalam Bisnis

Secara garis besar, data terbagi menjadi dua yaitu structured dan unstructured data. Structured adalah tipe data yang mudah dipahami dan diatur oleh machine learning. Biasanya informasi yang terkandung dalam jenis ini berbentuk data kuantitatif, seperti nama, nomor kartu kredit, alamat, dan lain sebagainya.

Di sisi lain, unstructured data adalah informasi yang sifatnya kualitatif, sehingga lebih susah diidentifikasi oleh machine learning, seperti video, audio, dan gambar.  Terlepas dari jenisnya, sistem manajemen data sebuah perusahaan harus memastikan bahwa informasi yang masuk ke dalam sistem tersebut harus:

• Akurat. Dalam hal ini artinya dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
• Konsisten. Umumnya, karyawan sebuah perusahaan dapat mengakses informasi perusahaan mereka dari sumber yang sama. Terlepas dari apapun alat yang digunakan karyawan tersebut untuk mengaksesnya, hasil atau tampilan data tersebut harus konsisten
• Aman. Keamanan data harus benar-benar dijaga entah itu dari tindak kejahatan seperti peretasan atau dari kecelakaan akibat kesalahan manusia.

Dengan terpenuhinya 3 hal di atas, maka fungsi manajemen data untuk proses pengambilan keputusan yang efektif dan efisien dapat terpenuhi. Apabila tujuan ini dirinci lebih lanjut, maka berikut ini beberapa hal yang menyebabkan pentingnya manajemen data dalam bisnis:

1. Mempermudah consumer profiling

Consumer profiling adalah metode untuk mengenali konsumen berdasarkan informasi yang mereka masukkan ke dalam database perusahaan. Dengan menggunakan metode consumer profiling ini, strategi pemasaran perusahaan Anda akan jadi lebih terukur dan memiliki target yang lebih jelas.

Misalnya, perusahaan Anda tercatat memiliki konsumen sejumlah 100.000 orang. Dengan data manajemen, Anda bisa mengetahui dari 100.000 orang tersebut, 64% adalah wanita, 36% adalah laki-laki dan apabila dilihat dari segi usia 75% di antara 100.000 orang tersebut merupakan individu dengan usia 18-24 tahun.

Dengan informasi-informasi ini, Anda bisa merumuskan strategi pemasaran yang lebih spesifik, misalnya menggunakan sosial media Instagram sebagai alat pemasaran utama, mengingat individu usia tersebut mayoritas menggunakan Instagram. Dengan demikian, dana pemasaran yang Anda keluarkan tidak akan keluar percuma karena pemasaran produk Anda salah sasaran.

2. Mempermudah proses kolaborasi antar karyawan

Manajemen data yang baik juga bisa mempermudah proses kolaborasi antar karyawan. Misalnya, perusahaan Anda mengembangkan dan menggunakan aplikasi HR yang bernama MyOffice. Di aplikasi ini, karyawan bisa melakukan presensi, memasukkan presensi khusus penanda jam lembur dan memasukkan kritik dan saran untuk perusahaan mereka.

Dengan informasi yang akurat, konsisten, dan aman, tim HR dapat mengetahui berapa jumlah gaji yang harus diterima seorang karyawan berdasarkan jumlah presensi dan data lembur yang dimasukkan ke dalam aplikasi MyOffice.

Selain itu, adanya informasi yang akurat, konsisten dan aman membuat tim HR tidak perlu melakukan hal yang sama dua kali. Dengan demikian, kinerja tim HR menjadi lebih efektif dan efisien.

3. Mempermudah proses pelaporan

Jika data sudah ditata dengan baik, akurasi, konsistensi dan keamanannya sudah terjamin, maka proses pelaporan dan pengambilan keputusan berdasarkan informasi dalam laporan tersebut sudah dapat dipastikan akan menjadi lebih mudah.

Dengan aplikasi MyOffice di atas misalnya, tim HR dapat mengetahui keluh kesah karyawan, menatanya dengan lebih rapi dalam bentuk tabel atau grafik dan melaporkannya kepada Direktur SDM perusahaan tersebut. Dengan demikian, direktur tersebut dapat melakukan langkah-langkah yang dibutuhkan untuk meningkatkan tingkat kepuasan kerja karyawannya. Hal ini tentu akan lebih sulit dilakukan jika informasi mengenai isi kritik dan saran dari karyawan tersebut hanya dibiarkan liar dan tidak terorganisir dengan baik.

4. Menjaga nama baik perusahaan

Manfaat data manajemen yang baik selanjutnya adalah dapat menjaga nama baik perusahaan. Misalnya, apabila konsumen potensial dapat mengakses informasi perusahaan secara akurat dengan mudah, tentunya keyakinan konsumen terhadap kualitas kinerja perusahaan tersebut akan meningkat.

Sebaliknya, tentu kepercayaan konsumen terhadap perusahaan tersebut akan menurun jika perusahaan mendapatkan pemberitaan buruk akibat hilangnya data pelanggan karena musibah. Oleh sebab itu, penting bagi perusahaan untuk menggunakan jasa cloud provider yang memiliki fasilitas Disaster Recovery Plan seperti Link Net.

Cara Melakukan Manajemen Data yang Baik

Berikut ini beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk menyusun strategi manajemen data yang baik:

1. Mengidentifikasi tujuan bisnis

Identifikasi tujuan bisnis dibutuhkan supaya Anda bisa menentukan informasi-informasi apa yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda dan siapa target konsumen dan mitra bisnis perusahaan tersebut.

2. Menentukan kebutuhan data

Setelah tujuan bisnis bisa diidentifikasi, kini saatnya Anda menentukan data-data apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan Anda dan bagaimana cara mengumpulkannya. Perusahaan dengan skala besar tentu memiliki kebutuhan informasi yang lebih besar dibandingkan dengan UMKM.

3. Menentukan arsitektur penyimpanan dan pendistribusian data

Data yang terkumpul, tentu perlu disimpan dan didistribusikan kepada tim-tim yang membutuhkan. Hal ini tentunya membutuhkan arsitektur penyimpanan yang tidak hanya bisa diakses oleh stakeholder yang membutuhkan, tetapi juga aman dari bencana alam dan tindak kejahatan.

4. Merumuskan tata kelola data

Jika poin nomor 3 fokus mengenai hal-hal teknis dalam penyimpanan dan pendistribusian data, maka poin nomor 4 ini fokus pada tata kelola manajemen data tersebut, seperti stakeholder mana saja yang bisa mengakses informasi tertentu dan siapa yang harus bertanggung jawab jika ada permasalahan pada manajemen data.

5. Memilih opsi teknologi yang tepat

Dalam hal manajemen data, perusahaan bisa memiliki dan mengelola server mereka sendiri maupun menggunakan jasa cloud provider seperti Link Net.

Opsi yang pertama memungkinkan informasi internal perusahaan lebih aman karena data disimpan dan dikelola secara mandiri. Akan tetapi kekurangannya, perusahaan harus memiliki server dan fasilitas data center mandiri serta merekrut tenaga kerja ahli yang tidak murah.

Opsi yang kedua memungkinkan perusahaan untuk menyimpan data internal mereka dengan biaya yang lebih rendah karena hanya perlu membayar biaya langganan saja. Kekurangannya adalah, tidak jarang data perusahaan digabung dengan data perusahaan lain, sehingga keamanannya relatif lebih berisiko.