Software procurement memiliki segudang manfaat bagi bisnis suatu perusahaan dengan berbagai latar belakang sektor industri.

Di zaman yang serba canggih ini, sangat penting bagi perusahaan untuk menerapkan software procurement dalam bisnisnya. Guna mencapai keuntungan bisnis semaksimal mungkin.

Lantas, apa itu software procurement? Dan apa saja manfaatnya bagi sebuah bisnis perusahaan? Simak ulasan lengkapnya pada artikel di bawah ini!

Apa itu Procurement?

Procurement atau yang juga bisa disebut pengadaan merupakan proses pembelian barang yang dilakukan suatu perusahaan dalam bisnis. Pada praktiknya, umumnya perusahaan melakukan pembelian barang atau jasa dalam skala besar.

Adapun contoh-contoh barang yang umumnya dibeli dalam kegiatan procurement antara lain mesin produksi, atau berbagai bahan bangunan, peralatan reparasi, hingga jasa yang saat itu sedang diperlukan oleh pihak perusahaan.

Definisi Software Procurement

Jika Anda sudah memahami tentang definisi procurement. Selanjutnya, mari mendalami pengertian dari software procurement!

Software procurement sendiri merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk mendukung operasi pengadaan barang atau bahan baku dengan pihak pemasok. Bisa dibilang, software ini adalah penunjang bahkan bisa berperan sebagai tools untuk mengoptimalisasi proses procurement suatu perusahaan.

Software procurement juga berprinsip pada keakuratan dan otomatisasi. Sehingga sekalipun prosesnya berjalan secara otomatis namun namun tidak menurunkan tingkat akurasi hasil dari software ini.

Fitur yang Ditawarkan Software Procurement

Sebuah software procurement menawarkan sejumlah fitur bersifat solutif dan suportif, yang mampu memberikan banyak dampak positif bagi para penggunanya. Oleh karena itu seperti yang sudah disebutkan di awal, penggunaan software procurement bagi perusahaan masa kini bersifat sangat penting.

Adapun fitur-fitur yang disediakan oleh sebuah software procurement di antaranya:

• Mobile and easy-to-use interface: Fitur yang memberikan kemudahan dan fleksibilitas operasi. Di mana tampilan atau interface software procurement bersifat user friendly, sehingga memudahkan mobilitas operasi para penggunanya.
• Communication: Dirancang untuk memudahkan proses komunikasi antar staf, agar aktivitas pengadaan perusahaan menjadi lebih efisien dan transparan. Umumnya fitur ini akan mengirimkan notifikasi e-mail atau tanda peringatan, untuk mempercepat keputusan aktivitas operasi.
• Budget Management: Sesuai namanya, fitur ini mampu melacak, mengontrol, dan mengelola anggaran bisnis perusahaan yang tersedia secara otomatis. Dengan begitu, pengeluaran anggaran belanja perusahaan menjadi lebih terukur, tepat sasaran, serta tidak boros. 
• Integration System: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk dapat mengakses platform atau tools pihak ketiga seperti sistem akuntansi, inventory and distribution, dan sebagainya. Guna meningkatkan efisiensi serta fleksibilitas operasi pengadaan pihak perusahaan.
• Budget Insight and Control: Fitur ini menyediakan sistem real time monitoring. Sehingga tahapan pemantauan maupun pelaporan kegiatan pengadaan perusahaan, mampu dilaksanakan secara aktual, akurat, dan komprehensif.
• Approval Workflows Automation: Mampu menjalankan keseluruhan alur pengadaan bisnis perusahan secara otomatis. Bertujuan untuk menyederhanakan siklus sekaligus menghemat waktu operasi pengadaan.
• Automation System: Adanya otomatisasi sistem pada procurement mendorong alur kerja pengadaan yang lebih efisien. Di mana tidak hanya menekan potensi terjadinya kesalahan, namun sekaligus meningkatkan akurasi pada setiap prosesnya.
• Cloud-based Model: Fitur ini menyediakan spesifikasi penyimpanan berbasis cloud, di mana memungkinkan pengguna untuk membuat hingga mengelola database secara terpusat. Fitur ini juga bersifat fleksibel, alhasil pengguna dapat melakukan aktivitas pengelolaan data pengadaan bisnis perusahaan dimanapun dan kapan saja.
• Insight and Reports: Fitur ini memudahkan pengguna dalam melaksanakan penyusunan laporan pengadaan pada periode tertentu secara praktis, komprehensif, dan akurat. Sesuai dengan kondisi yang terjadi di lapangan selama operasi pengadaan berlangsung.
• Supplier Management: Dengan fitur ini daya beli suatu perusahaan dapat meningkat. Selain itu tahapan pembelanjaan perusahaan juga menjadi lebih terkelola, dan mampu memeroleh penawaran terbaik dari pihak pemasok berkualitas.

Manfaat Software Procurement

Setelah memahami definisi dan fitur apa saja yang ditawarkan oleh software procurement. Berikut poin-poin manfaat, yang bisa bisnis Anda peroleh apabila menggunakan software procurement mulai hari ini.

• Transparansi operasi pengadaan bisnis perusahaan akan mengalami peningkatan, sebab software ini menerapkan sistem pemantauan secara real-time.
• Informasi mengenai vendor dan faktur tersimpan secara terpusat dalam penyimpanan berbasis cloud, sehingga pengguna bisa mengakses informasi terkait sesuai kebutuhan dengan mudah.
• Menekan peluang terjadinya kecurangan oleh oknum-oknum yang tidak bertanggung jawab.
• Bea pengadaan barang atau bahan baku bisnis perusahaan menjadi lebih hemat.
• Produktivitas operasional pengadaan bisnis perusahaan meningkat.
• Mobilitas operasi antar perangkat lunak atau tools lebih optimal, karena sudah menerapkan sistem terintegrasi mumpuni.

Sekian ulasan mengenai software procurement pada artikel kali ini. Semoga dapat memberikan pengetahuan yang bermanfaat bagi Anda.

Sebagai rekomendasi, apabila saat ini Anda tengah mencari software procurement termutakhir. Penyedia layanan ERP Indonesia RedERP, dapat menjadi referensi teratas bagi Anda.

Software ERP (Enterprise Resource Planning) RedERP menyediakan software procurement yang modern, karena sudah dibekali oleh serangkaian sistem pintar serta fitur-fitur suportif di dalamnya.

Untuk memeroleh informasi lebih lanjut, Anda dapat mengunjungi laman website RedERP.

Source: https://rederp.co.id/blog/procurement/